Werkkostenregeling
Wil je jouw medewerkers verrassen met een kerstpakket, cadeau of ander personeelsgeschenk? Dan kun je hiervoor vaak gebruikmaken van de werkkostenregeling (WKR). Via de WKR mag je als werkgever een deel van je fiscale loonsom besteden aan vergoedingen en cadeaus voor medewerkers, zonder dat zij hierover belasting betalen. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, cadeaubon of ander personeelsgeschenk.
In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het bedrag daarboven.
Op deze pagina leggen we uit hoe de WKR in 2026 werkt en waar je rekening mee moet houden bij het geven van kerstpakketten en personeelsgeschenken.
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling geeft werkgevers de mogelijkheid om bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen belastingvrij aan medewerkers te geven.
Een deel hiervan kan worden ondergebracht in de zogenoemde vrije ruimte. Zolang de daarvoor aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen deze vrije ruimte blijven, betaal je hierover als werkgever geen loonheffingen.
De Belastingdienst noemt onder andere een kerstpakket en cadeaubon als voorbeelden van zaken die binnen de WKR kunnen vallen.
Hoeveel vrije ruimte heb je in 2026?
De hoogte van de vrije ruimte is afhankelijk van de totale fiscale loonsom van je onderneming.
Voor 2026 geldt:
- 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom
- 1,18% over het gedeelte van de fiscale loonsom boven €400.000
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar. Ruimte die je aan het einde van het jaar niet hebt gebruikt, kun je niet meenemen naar het volgende jaar.
Voorbeeld 1: fiscale loonsom van €275.000
Heeft jouw onderneming een fiscale loonsom van €275.000?
Dan bedraagt de vrije ruimte:
€275.000 × 2,00% = €5.500
Je hebt in dit voorbeeld dus €5.500 aan vrije ruimte voor daarvoor aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.
Voorbeeld 2: fiscale loonsom van €550.000
Bij een fiscale loonsom van €550.000 wordt de berekening opgesplitst.
Over de eerste €400.000:
€400.000 × 2,00% = €8.000
Over de resterende €150.000:
€150.000 × 1,18% = €1.770
De totale vrije ruimte bedraagt dan:
€8.000 + €1.770 = €9.770
Valt een kerstpakket onder de WKR?
Ja. Een kerstpakket voor een medewerker wordt voor de loonheffingen in principe gezien als loon in natura.
Als werkgever kun je een kerstpakket echter aanwijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling. De waarde van het kerstpakket kan dan ten laste komen van je vrije ruimte.
Zolang je binnen de beschikbare vrije ruimte blijft en aan de voorwaarden van de WKR voldoet, betaalt de medewerker hierover geen loonbelasting.
Voor de waarde van een ingekocht kerstpakket wordt voor de loonheffingen in principe uitgegaan van de factuurwaarde inclusief btw.
Wat gebeurt er als je de vrije ruimte overschrijdt?
Je mag meer aan medewerkers verstrekken dan je beschikbare vrije ruimte.
Kom je met de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever over het bedrag van de overschrijding 80% eindheffing.
Voorbeeld
Stel dat je aan het einde van het kalenderjaar €1.000 boven je vrije ruimte uitkomt.
De eindheffing bedraagt dan:
€1.000 × 80% = €800
Deze belasting wordt door de werkgever betaald en niet door de medewerker.
Het is daarom verstandig om gedurende het jaar bij te houden hoeveel van de vrije ruimte al is gebruikt.
Zijn alle personeelskosten onderdeel van de vrije ruimte?
Nee. Niet iedere belastingvrije vergoeding of voorziening gaat ten koste van je vrije ruimte.
Binnen de WKR bestaan onder andere gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
Gerichte vrijstellingen
Voor bepaalde zakelijke kosten gelden gerichte vrijstellingen. Als aan de voorwaarden wordt voldaan, gaan deze kosten niet ten koste van de vrije ruimte.
Denk bijvoorbeeld aan bepaalde:
- reis- en vervoerskosten
- opleidingen, cursussen en congressen
- noodzakelijke apparatuur voor het werk
- arbovoorzieningen
- zakelijke verblijfskosten
Een normaal kerstpakket of personeelsgeschenk valt niet onder zo'n gerichte vrijstelling en wordt daarom doorgaans in de vrije ruimte ondergebracht.
Nihilwaarderingen
Voor sommige voorzieningen op de werkplek geldt een waarde van €0 voor de loonheffingen. Deze voorzieningen nemen daardoor geen vrije ruimte in beslag.
Voorbeelden zijn onder bepaalde voorwaarden:
- koffie, thee en andere kleine consumpties op de werkplek
- bepaalde voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt
- ter beschikking gestelde werkkleding
Voor iedere vrijstelling of nihilwaardering gelden eigen voorwaarden.
Hoe werkt de gebruikelijkheidstoets?
Bij de WKR geldt een zogenoemde gebruikelijkheidseis. Dat betekent dat het gebruikelijk moet zijn om een vergoeding, verstrekking of voorziening van die soort en omvang als eindheffingsloon aan te wijzen.
De Belastingdienst kijkt daarbij onder andere naar:
- de soort vergoeding of verstrekking
- de hoogte van het bedrag
- welke medewerkers de vergoeding of verstrekking krijgen
- wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is
Als uitgangspunt geldt dat een aanwijzing niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Hoe zit het met de grens van €2.400?
De Belastingdienst hanteert bij de gebruikelijkheidstoets in de praktijk een doelmatigheidsgrens van €2.400 per persoon per jaar.
Het is belangrijk om deze grens niet verkeerd te interpreteren. De €2.400 is geen extra belastingvrije vergoeding per medewerker en ook geen persoonlijke WKR-vrije ruimte. De vrije ruimte wordt nog steeds bepaald aan de hand van de totale fiscale loonsom van de werkgever.
De grens van €2.400 heeft alleen betrekking op de beoordeling van de gebruikelijkheid van aangewezen loonbestanddelen. Voor een normaal kerstpakket of regulier personeelsgeschenk zal de gebruikelijkheidstoets doorgaans geen probleem opleveren.
Hoe zit het met de btw op kerstpakketten?
De btw-regels voor personeelsgeschenken staan los van de werkkostenregeling.
Voor giften en personeelsvoorzieningen geldt voor de btw een drempelbedrag van €227 exclusief btw per ontvanger per boekjaar.
Blijven de relevante jaarlijkse uitgaven voor een medewerker binnen deze grens? Dan mag je de btw hierover in beginsel als voorbelasting aftrekken, mits je uiteraard ook aan de overige voorwaarden voor btw-aftrek voldoet.
Kom je boven het drempelbedrag uit, dan kan de btw-aftrek voor de betreffende personeelsuitgaven worden beperkt.
WKR en btw zijn twee verschillende regelingen
De vrije ruimte binnen de WKR en het btw-drempelbedrag van €227 worden regelmatig door elkaar gehaald. Het zijn echter twee verschillende fiscale regelingen.
Voor de werkkostenregeling kijk je naar de vrije ruimte op basis van de fiscale loonsom. Voor de btw geldt afzonderlijk het drempelbedrag van €227 exclusief btw per ontvanger per boekjaar.
Het is daardoor mogelijk dat een personeelsgeschenk voor de loonheffingen netjes binnen de vrije ruimte van de WKR valt, terwijl er voor de btw andere gevolgen zijn.
Kerstpakketten bestellen binnen de WKR
Wil je jouw medewerkers bedanken met een kerstpakket of ander zakelijk cadeau? Dan kan de werkkostenregeling een aantrekkelijke manier zijn om medewerkers iets extra's te geven.
Bij Charles vind je een ruim assortiment zakelijke cadeaus en kerstpakketten voor medewerkers. Van een attent bedankje tot uitgebreide cadeaupakketten voor grotere teams.
Heb je grotere aantallen nodig of specifieke wensen? Ook maatwerk is mogelijk. Zo stel je een cadeau samen dat past bij jouw organisatie, gelegenheid en budget.
Een offerte aanvragen of direct bestellen? Bekijk ons assortiment en verras jouw medewerkers met een cadeau dat echt gewaardeerd wordt.
Veelgestelde vragen over de WKR
Hoeveel bedraagt de vrije ruimte in 2026?
In 2026 bedraagt de vrije ruimte 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom. Over het gedeelte boven €400.000 geldt een percentage van 1,18%.
Valt een kerstpakket onder de WKR?
Ja. De Belastingdienst noemt een kerstpakket expliciet als voorbeeld van een verstrekking die binnen de werkkostenregeling kan worden aangewezen.
Hoeveel mag een kerstpakket kosten binnen de WKR?
Er bestaat geen afzonderlijk maximaal bedrag voor een kerstpakket. Je moet wel voldoende vrije ruimte hebben en rekening houden met de gebruikelijkheidseis.
Is €2.400 per medewerker belastingvrij?
Nee. De €2.400 is geen extra vrije ruimte per medewerker. Het is een doelmatigheidsgrens die de Belastingdienst gebruikt bij de beoordeling van de gebruikelijkheid van aangewezen loonbestanddelen.
Wat betaal ik als ik boven de vrije ruimte uitkom?
Over het bedrag waarmee je de vrije ruimte overschrijdt, betaal je als werkgever 80% eindheffing.
Kan ik ongebruikte vrije ruimte meenemen naar volgend jaar?
Nee. De vrije ruimte geldt per kalenderjaar. Niet-gebruikte vrije ruimte vervalt aan het einde van het jaar.
Kan ik de btw over een kerstpakket terugvragen?
Dat kan onder voorwaarden. Voor personeelsvoorzieningen geldt voor de btw een drempelbedrag van €227 exclusief btw per ontvanger per boekjaar. Ook andere relevante personeelsvoorzieningen voor dezelfde medewerker tellen mee bij het bepalen van deze grens.
Laatst bijgewerkt: 23 september 2026
De informatie op deze pagina is bedoeld als algemene uitleg van de werkkostenregeling. De fiscale gevolgen kunnen per onderneming en situatie verschillen. Raadpleeg bij twijfel je accountant, fiscalist of salarisadministrateur.